Qué es el sistema POS y cómo ayuda a aumentar la productividad del negocio

Autor: Comerciante

"Hoy es posible encontrar soluciones particulares para cada negocio, almacén o minimarket", plantea Luis Garrido, docente de la Escuela de Administración y Negocios de Duoc UC.

Como «programas destinados a sistematizar el control de las ventas e inventarios con los que cuenta un negocio», puede definirse actualmente el denominado sistema POS (“Point of Sale” o “Punto de Venta” en español), que originalmente consistía en «el espacio físico en donde la persona, cliente o comprador procedía a efectuar el desembolso y el pago de su producto o servicio, como pago en caja y/o mesón de atención, por ejemplo», explica de entrada Luis Garrido, docente de la Escuela de Administración y Negocios de Duoc UC, sede Maipú.

«En palabras sencillas, un POS es un sistema y como tal es un conjunto de herramientas de hardware y software, las que buscan aumentar la productividad almacenes de diversos tamaños. Y lo hace ayudando a facturar de forma rápida, monitoreando los ingresos en el punto de venta y llevando un control en línea de los productos que se manejan en inventario», detalla a continuación.

El académico detalla a continuación que existe un sistema POS tradicional y un sistema de POS en la nube. «El primero opera en una red única de computadores y necesita ser instalado en cada equipo que se desee trabajar. Además, requieren de un servidor, licencias y actualizaciones a mantener de manera manual».

«Por otra parte, los sistemas POS en la nube funcionan a través de Internet y permiten que los usuarios puedan acceder al mismo desde cualquier dispositivo, como celular, tablet, PC y smartphone», complementa.

Soluciones para cada almacén

Respecto del sistema en cuestión, Luis Garrido valora que «hoy es posible encontrar soluciones particulares para cada negocio, como por ejemplo para almacén, minimarket, supermercado, carnicería, restaurant, cafetería, entre otros».

«Además, sus precios y planes cada día son más accesibles y van desde una renta mensual menor a 01 UF y un costo de implementación que rodea los 100 mil pesos», añade.

Según afirma, «todos los beneficios anteriormente indicados, sumado a las múltiples ofertas disponibles en el mercado nacional, han contribuido a popularizar su uso. Y, por otra parte, la adopción de tecnologías se ha empezado a considerar como una variable de apalancamiento de cualquier negocio. Y ojo, que el fenómeno no pertenece más al segmento de los lujos».

¿Cómo implementarlo?

Consultado respecto de cómo implementar el POS en el almacén, el académico de Duoc UC parte recordando que «un POS en la nube necesita conexión a Internet; puede ser un enlace corriente o un internet dedicado con alguna empresa del mercado, pues existen múltiples disponibles a entregar el servicio, desde las grandes empresas de telecomunicaciones a otras pequeñas».

Y de inmediato advierte que «para implementarlo se recomienda tener regularizado el comercio, con inicio de actividades y documentos tributarios ya registrados».

A continuación, Garrido puntualiza que el proceso es similar en cualquier punto de venta. O sea, se dan los siguientes pasos:

1. El cliente se dirige al punto de venta para pagar.

2. El cajero activa el POS y procede al registro de la venta de manera rápida.

3. Se toman datos del cliente, quedando registrado como usuario para ventas futuras.

4. El cajero marca en el sistema cada ítem que se va a facturar, los cuales en general son configurados previamente.

5. Integra también en general el lector de códigos de barra.

6. El sistema calcula precio de venta, indica forma de pago y el “vuelto” si el pago es en efectivo.

7. Se registra el pago y es capaz de entregar boleta al cliente. También hay veces que está integrado con el monedero, propiciando la apertura de seguridad.

Ventajas para el almacenero

El docente de la Escuela de Administración y Negocios valora también en que el sistema POS, «proporciona información útil y detallada de cada transacción que se realice en el comercio. En ocasiones puede generar informes e incluso efectuar operaciones, como asientos contables e interacciones con la web del Servicio de Impuestos Internos».

Por otra parte, plantea que al emplear el sistema se obtienen ventajas principalmente en el ámbito del orden y seguridad de los datos en la gestión de ítems tales como:

1. Maestra de productos

2. Análisis de precios y utilidad

3. Administración de ofertas y promociones

4. Compras a proveedores

5. Inventario y control de caja

6. Contabilidad e impuestos

«El almacenero recibe también el servicio de configuración y personalización de productos como soporte postventa para actualizar el inventario», destaca el académico.

Toma de decisiones

Según Garrido, «luego de aprender la metodología de trabajo, el almacenero empezará a comprobar los beneficios en la experiencia de servicio de sus clientes, pasando a sacar provecho de los datos recolectados para incorporarlos en la toma de decisiones de sus nuevas ofertas. Esta es la base de la digitalización de nuestra era, radicada en la creación de valor y facilitar lo cotidiano de nuestras actividades».

Y asegura que «el efecto fundamental se manifiesta en los clientes, con un servicio y operación más confiable, segura y rápida. La experiencia se vuelve más atractiva y permite ir conociendo los gustos y preferencias de los mismos para preparar ofertas y promociones adecuadas a los gustos y preferencias de los compradores».

«Finalmente, se debe entender que la penetración del internet en las familias y comercios ha contribuido a cambiar la manera como se estaban realizando las cosas en los últimos 50 años. Es sabido que Chile se encuentra en plena etapa de expansión de la Transformación Digital y los comercios están comenzando a evidenciar los beneficios de esta revolución, y por supuesto todo esto nos termina beneficiando a todos nosotros como consumidores, con servicios de mayor rapidez y seguridad», concluye.

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