Cobros excesivos sin ningún tipo de respaldo, mantenciones de áreas comunes -principalmente ascensores- que no se realizan o cambios en instalaciones y sistemas efectuados siempre por los mismos proveedores o subcontratistas, son sólo algunos de los reclamos más recurrentes que realizan los residentes de los edificios en contra de la administración, al ver el informe detallado de los gastos comunes que sagradamente llega cada mes.

Esto ha llevado a que las personas que viven en departamentos no tengan claridad respecto a si los cobros que deben pagar están correctos o no. Sin embargo, el problema no se resuelve con pedir explicaciones en conserjería, sino que con recibir información clara, comparativa, sintetizada e histórica de parte del administrador, de lo que se tiene que pagar, y de la gestión financiera y operativa que se está llevando a cabo.

"Un sistema confiable es aquel que resuelve de forma simultánea la gestión de recursos del administrador y de forma automática la generación de información para el habitante de un edificio, garantizando la ausencia de intervención o manipulación de datos de partes de cualquier usuario", explica Tomás Mena, Director Ejecutivo del Circulo de Corredores de Propiedades.

El mismo experto entrega algunas recomendaciones para reconocer una administración responsable, la que, a su criterio, debe instaurar el derecho a saber en 360 grados cada mes:

• Recibir información histórica de los gastos comunes y de reserva individuales y colectivos, desde al menos un año a la fecha, entregando detalle de las tendencias y desviaciones.
• Conocer los gastos comunes generales de todos los propietarios, lo que permite hacer una comparación y poder saber si se está subisidiando al vecino, como podría ocurrir con la calefacción en invierno.
• Detalles de trabajos vigentes, de los realizados en los últimos 6 meses, y de los próximos a realizar. Entregar al menos dos cotizaciones para cada trabajo que se efectuará, con razón social, fecha, precio, destino y causa.
• Informar sobre hechos relevantes y posibles inversiones necesarias a ser discutidas en comités ampliados, juntas de propietarios o directorio. Indicar además fecha de próxima reunión colectiva, cuórum mínimo e información para ingreso de firmas de representación.
• Información de contratos vigentes con proveedores y subcontratistas, con el detalle de los trabajos que se están haciendo. Es importante recibir una declaración de parte del administrador de no relación parental directa ni indirecta con proveedores y subcontratistas.
• Contacto telefónico de administradores, personal de seguridad, emergencias, proveedores y subcontratistas.
• Información completa del administrador y representante legal, si corresponde.
• Entrega de un balance, estado de resultados a la fecha y bancos en que se encuentran los depósitos de reserva y gastos comunes.
• Fecha de auditorías al año e información de sus evaluaciones. Nombre del auditor, fecha de auditoría y declaración de no parentesco.
• Conocer detalle de sueldos, cotizaciones y pago de horas extras de los conserjes del edificio.